1. はじめに：Microsoft 365とは？
かつて、ビジネスツールといえば、PCにインストールして数年間使い続ける「買い切り型」のWordやExcel（Office 2016, 2019など）が主流でした。しかし、働き方の多様化やセキュリティ脅威の複雑化に伴い、ビジネス基盤の在り方は大きく変わりました。
これに対応するために進化したのが、Microsoft社が提供するサブスクリプション型クラウドサービス「Microsoft 365」です。以前は「Office 365」という名称で親しまれていましたが、2020年より「Microsoft 365」へとブランドが統合されました（一部プランを除く）。 これは単なる名称変更ではありません。従来の「WordやExcelといった事務アプリ（Office）」の提供にとどまらず、「Windows（OS）」や「エンタープライズ級のセキュリティ（EMS）」、そして「AIを活用したクラウドサービス」を包括的に提供するプラットフォームへと進化したことを意味しています1）。
また、Microsoft 365が世界中で選ばれている理由は、単なる利便性だけに止まりません。その導入効果は、客観的な数値によって如実に証明されています。米国Forrester Consulting社が2025年に発表した最新の調査レポートによると、本ソリューションを導入した企業（複合組織モデル）は、以下の劇的な成果を上げています2）。
223%の投資対効果（ROI）
導入から3年間で、投資額の2倍以上のリターンを生み出すことが実証されました。
6ヶ月未満での投資回収
システム導入にかかったコストは、運用開始から半年足らずで回収され、その後は純粋な利益を生み出し続けます。
1日ごとの生産性向上
Teams、OneDriveやSharePointによるコラボレーションの効率化や共同編集機能により、従業員一人あたり1日約14分～23分の業務時間を節約できることが明らかになっています。
セキュリティリスクの15%低減
高度なセキュリティ機能により、データ侵害のリスクを大幅に引き下げ、潜在的な損害コストを回避しています。
これらのデータは、Microsoft 365が単なる「事務ソフトの利用料」ではなく、企業の利益と安全性を最大化するための「戦略的な投資」であることを裏付けています。
2. 多くの企業が抱える「見えない損失」とセキュリティリスク
では逆に、Microsoft 365のような統合型クラウド基盤を導入せず、旧来のオンプレミス型Officeや、バラバラの無料ツールを使い続けている場合、企業はどのようなリスクを負うことになるのでしょうか。
① IT管理者の疲弊と「見えないコスト」の増大
まず挙げられるのが、社内システムの維持にかかる莫大な手間です。 調査によれば、多くの中小企業では専任のIT担当者が1名、あるいは兼任で対応しており、メールサーバーの管理やトラブル対応だけで手一杯になっています2）。また、自社でサーバー環境を維持しようとすることには、ハードウェアの増設・保守費用・メンテナンス費用など、経営層からは認識されにくい「見えないコスト」が発生し続けているケースもあります。
② レガシーシステムの停止リスクとランサムウェア被害
オンプレミス（自社運用）サーバーへの依存は、自然災害にあった際の事業継続性の観点からもリスクとなります。さらにセキュリティ対策においても。自社で対策をする必要があり、従業員の運用負荷の高い環境では最新の脅威を防ぎきれません。
③ コミュニケーションの分断と「バージョンの混乱」
現場の従業員にとって最大のストレスは、コラボレーションの非効率さです。 旧来の環境では、「メールにファイルを添付して全員に送り、修正版を送り返してもらう」という作業が繰り返されます。 「誰がいつ更新したのか追跡できず、バージョン2、バージョン3とファイルが増え続け、どれが最新かわからなくなる」といった事態は、多くの現場で常態化しています。情報共有の遅れだけでなく、ファイルを探す時間、バージョンを統合する手間といった「付加価値のない作業」に、貴重な業務時間が奪われているのです。
④テレワーク対応の遅れとシャドーITの誘発
セキュリティと利便性のバランスが崩れている点も見逃せません。 社外から社内サーバーへアクセスするためには一般的にVPNを利用していることが多く、通信速度の遅延によるWeb会議ツールの遅延やVPN装置の脆弱性対応など管理面・業務効率面での効率低下が考えられます。また、会社が定める標準的なクラウドツールを用意していない場合、社員は業務を遂行・効率化のために個人のSNSツール(例:LINE,Kakao Talk)やGoogleドライブを無断で使用し始める懸念があります。 管理者が把握できない場所で機密情報がやり取りされる状態は、コンプライアンス上、極めて危険な状態とも言えます。
3. Microsoft 365にできること・導入のメリット
中小企業が新たなITツールを導入する際に最も重視される要素の二つは、「導入のハードルの低さ」と「コストパフォーマンスの高さ」です。スタートアップではコスト効率と導入の容易さが決定的な要因として、Microsoft 365は「設定が簡単で構成次第で費用を抑えられる」、「パートナーや顧客との連絡に必要な基本ツールを即座に利用できる」と評価されています2）。特に、複雑な操作を必要とせずコミュニケーションや資料作成が可能な点が、リソースの限られた企業にとって重要となっているようです。
次に、既存システムとの連携性が導入の成否を分けます。クラウドから端末までを一元管理できる標準化されたソリューションが不可欠です。Excelと会計ソフトの連携を例に、互換性のないファイル形式を使うとデータ変換の手間が生じます。そこで、Microsoft 365は標準化されたプラットフォームとして機能し、非標準化された環境と比べて作業効率が大幅に向上させます。
また、ユーザーの適応性も重要な要件です。従業員がすぐに使いこなせるツールでなければ、教育コストが増大します。Microsoft 365について「操作が直感的でトラブル対応も容易」と評価されています2）。この「使いやすさ」はITリテラシーのばらつきを吸収し、全社的な生産性向上に寄与します。
これらの要件を満たすソリューションを導入した結果、企業は業務効率化、コスト削減、競争力強化といった効果を得られます2）。統合プラットフォームの採用により部門間連携が円滑化し、クラウド活用による運用負荷の軽減も実現します。一方で、導入後のサポート体制やクラウド依存のリスク管理など、中長期的な課題も浮かび上がっています。中小企業がIT投資の効果を最大化するには、こうした選定基準と効果・課題の両面を踏まえた戦略的な判断が求められます。
4. RSM汐留パートナーズが提供する付加価値
「Microsoft 365を契約したが、結局メールとExcelしか使っていない」「セキュリティ設定が難しくてデフォルトのまま放置している」。このようなケースは少なくありません。 Microsoft 365は非常に多機能であるため、「自社の業務に合わせてどう設定し、どう使いこなすか」という導入後の設計が成功の鍵を握ります。
RSM汐留パートナーズは、単なるライセンス販売や初期設定代行に留まらず、クライアントのビジネス環境に合わせた「安全で生産性の高いワークプレイスの構築」をご支援します。
私たちは、ITの専門家としての知見と、バックオフィス業務への深い理解を組み合わせ、以下のフェーズでご支援を行います。
- 現状分析・プラン選定支援
- 移行・環境構築支援（SharePoint/Exchange Online）
- セキュリティ・ガバナンス設定（Intune/Entra ID）
- 活用定着化・トレーニング（Teams/Copilot）
当社は RSMインターナショナルのメンバーファームとして、グローバル水準のセキュリティ要件や、海外拠点との連携を考慮したテナント設計が可能です。また、会計税務・人事労務・法務のBPO経験を通して、 Microsoft 365単体だけでなく、Power Platformや会計システムとの連携も含めた、包括的なDXソリューションを提案できる点も強みの一つです。ツールを入れるだけでなく、「働き方を変える」。 そのパートナーとして、RSM汐留パートナーズがMicrosoft 365活用を強力にバックアップいたします。詳細はぜひ当社のITコンサルティングサービスページをご確認ください。
参考資料
（1）ビジネス コラボレーションとチーム ソリューション | Microsoft 365
（2）The Total Economic Impact of Microsoft 365 For Business – AccuTech International
