労働人口の減少、働き方改革関連法の施行、そしてリモートワークの定着。日本企業を取り巻く環境は激変しており、バックオフィス業務にはかつてないほどの「スピード」と「正確性」が求められています。もはや、勤怠管理や経費精算、稟議決裁といった業務を「紙とハンコ」や「Excel」で処理することは、単なる非効率というだけでなく、企業のコンプライアンスリスクや成長阻害要因になりつつあります。こうした課題に対し、多くの企業が最適解として選んでいるのが、クラウド型バックオフィス支援システム「ジョブカン」です。
本コラムでは、クラウド型バックオフィス支援システム「ジョブカン」の市場評価や、導入が企業にもたらす本質的な変革、そして私たちが提供する専門家としての付加価値について詳述します。
1. ジョブカンとは何か
ジョブカンは、株式会社DONUTSが提供するバックオフィス向けクラウドサービスシリーズの総称です。2010年に勤怠管理サービスとして提供を開始して以降、経費精算、ワークフロー、労務管理、給与計算、会計へと機能領域を拡大し、現在では管理部門の主要業務を一通りカバーする統合型プラットフォームへと成長しています。個別最適ではなく、業務全体の流れを意識した設計が特徴です。
その普及状況は国内SaaS市場でも突出しており、ジョブカンシリーズの累計導入社数は30万社を超えています（1）。さらに、SaaS比較サイトにおいても複数のサービスが主要カテゴリーで高い評価を獲得しており、勤怠管理分野をはじめとする11部門で1位に選出されています（1）。導入実績と第三者評価の両面から見ても、バックオフィス業務を支える基盤として高い信頼を得ているサービスと言えます。
2. ジョブカンなき企業の現実
ジョブカンのようなクラウド型の統合システムを導入せず、従来の手法を続けている企業では、具体的にどのような問題が起きているのでしょうか。多くの現場で「慣習」として残っているアナログ業務は、実は経営を圧迫し、企業の成長を阻害する大きな要因となっています。
働き方改革関連法の施行により、企業は従業員の労働時間を客観的かつ適正に把握する義務を負っています。しかし、タイムカードや手書きの出勤簿、あるいは自己申告制のExcel管理では、リアルタイムな労働時間の把握は不可能だと断言できます。「月末にまとめて集計してみたら、法定残業時間を大幅に超えていた」という事態が頻発し、これは労働基準監督署からの是正勧告や、最悪の場合は送検といった重大なコンプライアンス違反に直結します。また、36協定の超過アラートを出すことも難しく、管理者が気づかないうちに「隠れ残業」が常態化し、従業員のメンタルヘルス不調や離職リスクを高める温床となりかねません。
勤怠管理と並んで課題となりやすいのが、社内の意思決定プロセス、すなわち「ワークフロー」です。紙の稟議書にハンコを押して回覧するスタイルでは、承認者が不在や出張中である場合に、そこで意思決定が数日間ストップしてしまいます。テレワーク環境下においては、ハンコを押すためだけに出社するという本末転倒な状況も生まれます。ビジネスのスピードが加速する現代において、意思決定の遅れは致命的な機会損失です。競合他社がデジタル承認で即断即決している間に、自社は書類の所在確認に追われていませんか。このスピード感の欠如は、企業の競争力を徐々に、しかし確実に削いでいきます。
システムが分断されていることによる業務負荷も深刻です。タイムカードの集計結果を給与ソフトに手入力し、経費精算の紙データを会計ソフトに入力する。こうした「転記作業」は、何ら付加価値を生まないばかりか、入力ミスというヒューマンエラーのリスクを常に孕んでいます。月末月初の経理・総務担当者が、膨大な紙の山と格闘し、1円単位の数字合わせに疲弊している状況は、貴重な人材リソースの浪費であり、戦略的なバックオフィス業務への転換を阻む最大の障壁となってしまいます。
3. ジョブカン導入のメリット ─ 業務効率化と経営の可視化
「ジョブカン勤怠管理」をはじめとするシリーズ製品を導入することで、これらの課題は根本から解決されます。煩雑な事務作業を自動化し、経営の透明性を高めることで、バックオフィスは「守り」から「攻め」へと転換します。
① 多様な打刻方法とリアルタイムな労務管理
「ジョブカン勤怠管理」は、ICカードや端末による打刻などあらゆる働き方に合わせた打刻方法に対応しています。また、打刻の不正対策として、GPSに打刻時の位置情報を取得する機能や、生体認証による不正防止もあります。
営業職は外出先から、内勤者はデスクで、スムーズに打刻することが可能です。最大のメリットは、労働時間の「リアルタイム可視化」です。管理画面を見れば、今誰が働いているか、今月の残業時間がどれくらい積み上がっているかが一目瞭然となります。さらに、所定の残業時間を超えそうな従業員とその上長へ自動で警告メールを送る機能もあり、法律違反になってから慌てるのではなく、違反を「未然に防ぐ」プロアクティブな労務管理が実現します。
② 意思決定のスピードアップとペーパーレス化
「ジョブカン勤怠管理」に加え、「ジョブカンワークフロー」や「ジョブカン経費精算」を組み合わせることで、社内の承認プロセスも劇的に変わります。稟議書や経費申請はすべてクラウド上で行われ、承認者は外出先からでもスマホで承認・決裁が可能になります。物理的な書類がなくなることで、保管スペースやコストの削減はもちろん、過去のデータ検索や監査対応も瞬時に行えるようになります。「承認待ち」による業務の停滞をゼロにし、ビジネスのスピードを加速させます。
③ シリーズ連携による「データ入力ゼロ」への挑戦
ジョブカンの真価は、シリーズ間のスムーズな連携にあります。例えば、勤怠管理で集計した労働時間データは、ワンクリックで「ジョブカン給与計算」へ連携され、複雑な給与計算が自動化されます。同様に、経費データも会計ソフトへ自動連携が可能です。さらに、SlackやChatworkといったビジネスチャットや、SmartHRなどの外部サービスとも連携できます。このエコシステムにより、ミスのもととなる「データの二重入力」や「転記作業」は極限まで削減され、バックオフィス業務全体がひとつの滑らかなフローとして統合されるのです。
4. RSM汐留パートナーズが提供する付加価値
ジョブカンは非常に使いやすいシステムですが、「導入すれば終わり」ではありません。特に勤怠管理や給与計算は、労働基準法や税法といった専門的な法律知識と密接に関わっています。「変形労働時間制の設定はどうすればいいのか」「就業規則とシステムの設定に矛盾はないか」「複雑な承認ルートをどうシステムに落とし込むか」。こうした課題に対し、システムベンダーのサポートだけで自社の運用に完全にフィットさせることは難しい場合もあります。
ここで、RSM汐留パートナーズの強みが発揮されます。私たちは、公認会計士、税理士、社会保険労務士を擁する総合ファームとして、単なるツールの導入支援にとどまらない、実務と法務に裏打ちされたソリューションを提供します。
勤怠管理システムの導入は、自社の就業規則や労働実態を見直す絶好の機会です。当社の社会保険労務士が、クライアント様の就業規則を確認した上で、法的に正しく、かつ実務運用がスムーズに回るジョブカンの設定を代行・支援します。「固定残業代の計算が複雑で設定できない」「独自の休暇ルールがある」といった難易度の高いケースでも、専門家の知見で解決策を提示します。
そのほか、私たちはシステム導入だけでなく、その後の給与計算や記帳代行といったアウトソーシング（BPO）サービスも提供しています。「ジョブカンの運用は自社で行い、計算業務はプロに任せる」あるいは「入力から計算まですべて任せる」など、クライアント様のリソース状況に合わせた柔軟な切り分けが可能です。ジョブカンという共通プラットフォームを使用することで、アウトソーシング時のデータのやり取りもスムーズになり、コストパフォーマンスの高いバックオフィス体制を構築できます。
これまで見てきたように、勤怠管理の非効率性やコンプライアンスリスク、ワークフローの停滞といった課題は、ジョブカンの導入によって大きく改善できます。しかし、その効果を最大限に引き出すためには、専門知識に基づいた適切な設定と運用が不可欠です。アナログ管理からの脱却を目指す、法令対応に不安を抱える、業務効率化が思うように進まないといった課題をお持ちの経営者様、ご担当者様は、ぜひ一度当社の「SaaS導入支援サービス」をご検討ください。
参考資料
