企業経営において、人事労務管理は事業運営の根幹を支える重要な業務です。しかし、令和の時代になっても、多くの企業では依然として紙ベースの手続きや手作業による管理が残っており、担当者の負担増大や業務効率の低下、ひいては経営判断の遅れを招いています。働き方改革の推進、労働関連法規の頻繁な改正、そして人材獲得競争の激化という環境下において、人事労務業務のデジタル化は、単なる効率化の手段ではなく、避けて通れない経営課題といっても過言ではありません。
本コラムでは、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について、その概要と市場での評価、導入によって解決できる課題、そしてRSM汐留パートナーズが提供する導入支援サービスの価値について詳しく紹介します。
1. SmartHRとは─人事労務の常識を変えたクラウドサービス
SmartHR（スマートエイチアール）は、株式会社SmartHRが提供するクラウド型人事労務ソフトウェアです。2015年のサービス開始以来、入社手続き、雇用契約、年末調整、社会保険・雇用保険の届出など、煩雑な人事労務業務をペーパーレス化し、効率的に管理できるプラットフォームとして急成長を遂げてきました。
特徴としては、従業員自身がスマートフォンやPCから個人情報を入力し、その情報がそのまま各種届出書類に反映される仕組みにあります。これにより、人事担当者が手作業で情報を転記する必要がなくなり、入力ミスの防止と業務時間の大幅な削減を同時に実現できます。加えて現在は、e-GovAPIと連携した電子申請、マイナンバー暗号化保管、ISO/IEC27001及びSOC2TypeⅡ認証の取得など、セキュリティ・コンプライアンス面でも万全の体制が取られています（1）。
SmartHRは、人事労務ソフト市場において圧倒的なシェアと高い評価も獲得しています。2025年に公開している情報によれば、SmartHRの登録企業数は7万社以上に達し、利用継続率は99%以上を維持しています（1）。この継続率の高さは、導入企業が実際に業務改善効果を実感し、サービスに満足していることの証左といえるでしょう。クラウド人事労務ソフト市場におけるシェアについても、SmartHRは7年連続でシェアNo.1を獲得しています（1）。競合製品がひしめくSaaS市場において、トップランナーとして走り続けている事実は、製品としての完成度と顧客満足度の高さを客観的に証明しています。
2. SmartHRがない社会─企業が抱える人事労務の課題
SmartHRのようなクラウド人事労務ソフトが存在しない、あるいは導入されていない環境では、企業はどのような課題に直面するのでしょうか。ここでは、従来型の人事労務管理が抱える問題点を整理したうえ、特徴のある数点をあげます。
紙書類による非効率な業務プロセス
従来の人事労務管理では、入社手続き、雇用契約書の締結、扶養控除申告書の回収など、膨大な「紙とハンコ」のやり取りが発生します。人事担当者は、従業員から提出された書類の内容を目視で確認し、不備があれば電話やメールで修正を依頼し、正しい情報をシステムへ手入力し、最後に役所への届出書類を作成して郵送や持参で提出する──この一連のアナログ作業を延々と繰り返さなければなりません。特に年末調整の時期や4月の入社シーズンには、人事担当者の残業時間が大幅に増加し、本来注力すべき採用活動や制度設計といった「コア業務」が完全にストップしてしまうケースも珍しくありません。労働人口が減少する中、貴重なバックオフィスの人材リソースを「単なる作業」に浪費することは、企業にとって大きな損失です。
情報の分散と管理の煩雑さ
紙ベースの管理では、従業員情報が複数の書類やファイルに分散して保管されることになります。住所変更があった場合、給与システム、勤怠システム、社会保険関連書類など、複数の場所で情報を更新する必要が生じます。この作業の抜け漏れは、届出ミスや給与計算の誤りにつながるリスクがあります。また、過去の書類を参照する必要が生じた際に、保管場所を探し出すまでに時間を要することも少なくありません。紙書類の保管スペースの確保も、オフィスコストの観点から無視できない課題の一つです。
法改正への対応負担
労働基準法、社会保険関連法規、マイナンバー制度など、人事労務に関連する法令は頻繁に改正されます。これらの改正に適切に対応するためには、最新の法令知識を習得し、社内の運用ルールや書類様式を都度アップデートする必要があります。専任の人事担当者を配置することが難しい中小企業にとって、この対応負担は特に大きいです。法改正への対応が遅れた場合、届出の不備や法令違反につながる可能性があり、企業としてのコンプライアンスリスクを抱えることになります。
3. SmartHR導入のメリット─人事労務業務を根本から変革
SmartHRの導入は、これらの課題を一掃し、人事労務のあり方を根底から変革します。
①ペーパーレス化による業務効率の飛躍的向上
SmartHRを導入することで、入社手続き、雇用契約、年末調整といった主要な人事労務業務がすべてオンラインで完結します。例えば入社手続きでは、内定者に招待メールを送るだけで、本人がスマホから必要情報を入力してくれます。人事担当者はその情報を確認し、クリック一つで社会保険・雇用保険の電子申請まで行うことができます。実際にSmartHRを導入した企業では、入社手続きにかかる時間を3分の1以下に短縮できた、あるいは年末調整のペーパーレス化により数千枚の紙を削減できたといった事例が多数報告されています（1）。これにより、人事部は「作業」から解放され、「人に向き合う時間」を創出できます。
②「自然と集まる」最新の従業員データベース
SmartHRの優れた点は、「手続きを行うことで、自然と最新の社員データが蓄積される」という仕組みにあります（1）。従業員自身がマイページから住所変更や扶養変更の手続きを行うため、データベースは常に最新かつ正確な状態に保たれます。人事担当者は、変更申請の内容を確認し承認するだけで手続きが完了するため、メンテナンスの手間がかかりません。氏名、住所、家族情報だけでなく、外国人材の在留資格情報や異動履歴なども一元管理できるため、「ここを見れば社員のすべてが分かる」という信頼できるデータベースが構築されます。
③法改正への自動対応とコンプライアンス強化
クラウドサービスであるSmartHRは、法改正に応じてシステムが自動的にアップデートされます（1）。届出書類の様式変更や年末調整に関する制度改正についても、すべてサービス提供側で対応されるため、ユーザー企業側で個別に対応内容を把握・反映する必要はありません。これにより、人事担当者は煩雑な法改正対応に時間を取られることなく、常に最新の法令に準拠した運用を実現でき、結果としてコンプライアンスリスクの大幅な低減につながります。
④従業員体験（EX）の向上
ユーザー層を問わず「使いやすさ」も大きなメリットとして挙げられます（1）。SmartHRは、マニュアルがなくても直感的に操作できるユーザーインターフェースを追求しています。従業員はスマホ一つで入社手続きや年末調整を完了でき、給与明細や源泉徴収票もいつでもWeb上で閲覧できるようになります。紙を配布されたり、ハンコを押すために出社したりする必要がなくなり、従業員の利便性と満足度（従業員体験）の向上に寄与します。
4. RSM汐留パートナーズが提供する付加価値
SmartHRは極めて優れたツールですが、ツールはあくまで「手段」であり、導入するだけで自動的に会社の課題がすべて解決するわけではありません。「自社の就業規則に合わせた設定はどうすればいいのか」「既存の給与ソフトとの連携はどう設計すべきか」「法的な観点から見て、現在の運用フローに問題はないか」。こうした実務的・専門的な課題は、ツール導入時や運用フェーズにおいて必ず浮上します。
ここで、私たちRSM汐留パートナーズの強みが発揮されます。当社は、会計事務所として長年にわたりクライアント様の給与計算、社会保険手続き、年末調整業務を支援してきた実績を持つ総合ファームです。単にSmartHRのライセンスを販売・設定代行するだけでなく、人事労務の「実務」と「法律」の両面から、クライアント様をサポートいたします。
人事労務業務のデジタル化は、単なる効率化にとどまらず、従業員体験の向上、コンプライアンス強化、戦略人事の実現など、多方面にわたる効果をもたらします。SmartHRは、その実現を支援する強力なツールとして、多くの企業から選ばれ続けています。人手不足が深刻化し、限られたリソースで成果を上げることが求められる時代において、人事労務業務の改革は経営課題の一つです。
SmartHR導入を少しでも興味がございましたら、ぜひ一度当社が提供している「SaaS導入支援」サービスをご確認していただけたら幸いです。
参考資料：
