日本法人の設立が完了したら、次に必要になるのが日本で従業員を雇用するための人事・労務体制です。外資系企業では、海外本社にHR部門やグローバルポリシーがあるため、「日本でも本社と同じ仕組みで運営できる」と考えてしまうことがあります。しかし、日本で従業員を雇用する場合は、日本の労働法令や社会保険制度、給与計算などに対応しなければなりません。
さらに、海外本社のHRシステムと日本のPayrollをどのように連携するかなど、外資系企業特有の論点もあります。特に注意したいのは、法人設立と人事労務体制の構築は別のプロジェクトだという点です。法人登記や銀行口座の準備が完了していても、それだけでは従業員を受け入れるHRオペレーションが完成したとはいえません。
本記事では、日本進出後に外資系企業が整えておきたい人事・労務体制を、チェックリスト形式で解説します。
1.日本法人の人事立ち上げはいつ始めるべきか
人事労務体制の構築は、最初の従業員が入社してから始めるのではなく、可能であれば採用・入社前から準備します。なぜなら、従業員を雇用する時点で、労働条件の設定や給与計算方法、勤怠管理、社会保険などについて判断する必要があるためです。特に日本進出直後は、Country Manager自身が最初の従業員になるケースや、法人設立後すぐに複数名を採用するケースもあります。
「従業員が増えてからHRを整備する」のではなく、最初の給与を正しく支払える状態をいつまでに作る必要があるかから逆算して準備するとよいでしょう。
2.日本進出後の人事・労務体制チェックリスト
まず、日本法人の立ち上げ段階で確認したい項目を一覧にすると次のとおりです。
| 領域 | 主な確認事項 |
|---|---|
雇用 | 労働条件、雇用契約関連書類 |
社会保険・労働保険 | 適用関係、加入・取得手続き |
給与計算 | 給与体系、締日・支払日、Payroll運用 |
勤怠管理 | 労働時間、休日、休暇等の管理 |
社内規程 | 就業規則、休暇・給与等のルール |
人事データ | Employee Master、個人情報管理 |
HRシステム | 日本側とGlobal HRISの役割分担 |
海外本社連携 | Headcount、Payroll Cost等の報告 |
運営体制 | 社内担当者と外部専門家の役割分担 |
すべてを日本法人内で処理する必要はありません。重要なのは、それぞれについて「誰が責任を持って対応するのか」が決まっていることです。
3.雇用条件と必要書類を整える
最初に確認したいのが、従業員をどのような条件で雇用するかです。給与、労働時間、就業場所、業務内容、休日・休暇など、日本で適用する条件を整理します。日本では、労働契約の締結に際して、使用者が一定の労働条件を労働者へ明示する必要があります。外資系企業で注意したいのが、海外HQで使用しているEmployment AgreementやOffer Letterを、そのまま日本でも利用しようとするケースです。グローバルの雇用条件やポリシーが、日本の法令や実務にそのまま適合するとは限りません。
そのため、Global Policyをそのまま翻訳するのではなく、Global PolicyとJapan Local Requirementを照合するという考え方が重要です。
4.社会保険・労働保険の手続きを確認する
日本法人で従業員を雇用する場合、社会保険・労働保険について必要な手続きを確認します。法人の事業所は、原則として健康保険・厚生年金保険の適用事業所となります。また、従業員を採用し被保険者資格を取得する場合、健康保険・厚生年金保険の資格取得届は原則として事実発生から5日以内に提出します。このように、日本の人事労務では「入社したら後でまとめて対応する」ことが難しい手続きがあります。
入社日までに、
- どの手続きが必要か
- 誰から必要情報を収集するか
- 誰が手続きを行うか
- いつまでに対応するか
を整理しておくことが重要です。海外本社HRが日本の社会保険手続きを直接管理する場合も、現地の期限や必要情報を把握できる体制が必要です。
5.最初の給与支給前にPayrollを構築する
日本法人の人事立ち上げで、特に早めに準備したいのが給与計算です。給与体系を決めるだけでなく、
- 給与の締日・支払日
- 基本給・各種手当
- 勤怠データの収集方法
- 給与変更情報の連携方法
- 社会保険料等の処理
- 給与計算の確認・承認者
- 給与明細の提供方法
- 支払データの作成方法
などを決める必要があります。外資系企業では、海外本社が決定したAnnual Salaryを日本側の月額給与へ反映したり、BonusやCommissionの情報を海外から受け取ったりする場合があります。そのため、日本国内だけで給与計算フローを設計するのではなく、
HQ → Japan HR → Payroll → Approval → Payment
という情報の流れまで決めておくことが重要です。「給与計算システムを導入した＝Payrollの構築が完了した」ではありません。誰が、いつ、何を提供・確認・承認するのかまで決まって初めて、実際に運用できる体制になります。
6.勤怠・休暇を管理する仕組みを作る
海外本社が成果ベースの働き方を採用していても、日本法人では日本の労働時間・休日・休暇に関するルールを踏まえた管理が必要です。特に海外本社から、
「ManagerなのでWorking Hoursを管理しなくてよいのではないか」
「Global HRISでVacationだけ管理すればよいのではないか」
といった質問が出ることがあります。日本では「Manager」という社内タイトルだけで、労働基準法上の管理監督者になるわけではありません。グローバルで使用しているJob Titleだけで判断せず、日本でどのような労働時間管理が必要なのかを確認することが重要です。また、Global HRISで休暇を管理する場合も、日本独自の休暇ルールと整合するか確認します。
7.就業規則・社内ルールを整備する
日本法人の従業員が増えてきたら、就業規則などの社内規程も重要になります。日本では、常時10人以上の労働者を使用する事業場について、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。ただし、10人未満であれば社内ルールが不要という意味ではありません。
従業員が少ない段階でも、休暇、勤怠、在宅勤務、経費、給与変更などについてルールが曖昧だと、従業員が増えた際に個別対応が積み重なります。日本進出時には最低限必要なルールから整備し、人員増加に合わせて規程を拡充していく方法が考えられます。
8.Employee Masterと人事データを整備する
従業員数が数名の段階では、人事情報をExcelやメールで管理できることもあります。しかし、従業員数が増えるにつれて、
「どのファイルが最新版かわからない」
「給与システムとGlobal HRISで情報が違う」
「退職者の情報が残っている」
といった問題が発生しやすくなります。日本法人立ち上げ時から、Employee Masterとして管理する情報と更新責任者を決めておくことが重要です。特に、
Global HRIS → Japan Employee Master → Payroll
など複数システムを利用する場合は、どのシステムを正しい情報の基準とするのかを明確にします。
9.海外本社へのHRレポーティングを設計する
外資系日本法人では、日本国内の人事労務だけでなく、海外本社への報告も必要になることがあります。たとえば、
- Headcount
- New Hire / Termination
- Payroll Cost
- Bonus
- Employer Social Insurance
- Leave
- Personnel Cost Forecast
などです。ここで問題になりやすいのが、日本の給与項目と海外本社側のReporting Itemが一致しないことです。日本のPayrollデータを毎月手作業で本社フォーマットへ加工すると、従業員数の増加とともに負担も増えていきます。日本法人の立ち上げ段階で「PayrollからHQ Reportingまで」のデータフローを設計しておけば、後から大幅に作り直すリスクを減らせます。
10.誰が日本のHR実務を担当するか決める
最後に重要なのが運営体制です。日本法人を設立したからといって、すぐに専任HR Managerを採用する必要があるとは限りません。特に数名規模で事業を開始する場合、フルタイムのHR担当者を置くほどの業務量がないこともあります。主な選択肢は次のとおりです。
| 体制 | 特徴 |
|---|---|
Country Manager等が兼務 | 小規模組織では導入しやすいが、専門実務の負担に注意 |
日本でHRを採用 | 社内対応力を高めやすいが、採用・固定費が必要 |
海外本社 HRが管理 | Global Policyとの連携に強いが、日本実務への対応が必要 |
外部専門家を活用 | 給与計算や労務実務など必要な機能を外部化できる |
ハイブリッド型 | 経営・HR判断を社内に残し、専門実務を外部化する |
重要なのは「HR担当者を採用するかどうか」ではなく、日本法人に必要なHR機能を誰が担うかを決めることです。
たとえば、採用、評価、組織づくりはCountry Managerや海外本社 HRが担当し、日本固有の給与計算や人事労務実務について外部専門家を活用する方法も考えられます。
11.日本法人立ち上げ時によくある3つの失敗
（1）「従業員が増えてから整備する」と考える
最初は従業員が2～3名だからと、人事労務体制を後回しにすると、従業員が10名、20名へ増えた後も暫定的な運用が残ることがあります。給与計算やEmployee Masterなど、後から変更すると影響が大きい業務ほど、早い段階で基本設計を行うことが重要です。
（2）Global Policyをそのまま日本へ適用する
グローバルで統一したHRポリシーを持つことは重要ですが、日本の法令・制度との整合性を確認する必要があります。「海外本社ではこのルールだから」という理由だけで運用を決めず、Japan Local Requirementを確認したうえで、日本法人のルールへ落とし込みます。
（3）一人の担当者にすべて任せる
日本進出直後は、管理部門の担当者が一人しかいないこともあります。その人だけが給与計算、社会保険、勤怠、海外本社へのレポーティングなどを把握している状態になると、退職や長期不在によって業務が止まるリスクがあります。立ち上げ時から業務フローや責任者を明確にし、個人ではなく会社にノウハウが残る仕組みを作ることが重要です。
12.日本法人の人事立ち上げ・最終チェックリスト
従業員の採用・事業拡大を進める前に、次の項目を確認してみましょう。
- 日本の雇用条件が整理されている
- 日本向けの雇用関連書類が準備されている
- 社会保険・労働保険の必要な手続きを把握している
- 給与の締日・支払日が決まっている
- 給与計算の担当者・確認者・承認者が決まっている
- 勤怠・休暇の管理方法が決まっている
- 日本法人に必要な社内ルールが整理されている
- Employee Masterの管理方法が決まっている
- Global HRISと日本のPayrollの役割が明確になっている
- 海外本社へのHR レポーティング方法が決まっている
- 日本の人事労務に関する問い合わせ先が決まっている
- 担当者が不在でも給与計算等を継続できる
「いいえ」が複数ある場合、法人設立そのものは完了していても、HRオペレーションについてはまだ立ち上げ途中である可能性があります。
13.まとめ｜日本進出では法人設立と同時にHRオペレーションを設計する
外資系企業が日本へ進出する際、法人設立だけでなく、従業員を雇用・管理するための人事労務体制を整えることが重要です。雇用条件、社会保険・労働保険、給与計算、勤怠管理、社内規程、人事データ、海外本社へのレポーティングなど、検討すべき領域は多岐にわたります。
すべての業務を日本法人内で行う必要はありません。重要なのは、日本法人・海外HQ・外部専門家の役割を整理し、最初の従業員を雇用する段階から継続して運用できる体制を構築することです。
RSM汐留パートナーズでは、日本へ進出する外資系企業に対し、人事労務を含むバックオフィス体制の構築・運営をサポートしています。日本法人設立後の給与計算や人事労務オペレーションについても、日本の制度・実務と海外本社との連携を踏まえた支援が可能です。「日本法人を設立したが、HRをまだ採用していない」「最初の従業員を採用する前に給与・社会保険の体制を整えたい」「海外本社だけでは日本の人事労務実務への対応が難しい」といった場合は、採用開始後ではなく、日本法人の立ち上げ段階から必要なHR機能を整理しておくことが、その後の安定した事業運営につながります。
