株主総会資料の電子提供制度

令和元年改正会社法の一部が2022年9月1日に施行され、株主総会資料の電子提供制度がスタートします。

電子提供制度とは、

株主総会資料を自社のホームページ等のウェブサイトに掲載し、株主に対し、そのウェブサイトのアドレス等を書面により通知することによって、株主総会資料を提供することができる制度

（引用元）≫パンフレット（令和4年9月施行部分）【法務省】

とされています。

この制度は主に上場会社が対象です。上場会社以外の会社も導入は可能ではありますが、株主が少数な会社、1名法人、同族会社では導入は不要かもしれません。

≫非公開会社が「電子提供措置をとる旨」を定款に定める・定めている場合の注意点

電子提供措置の対象となる事項

電子提供制度を採用した場合、次の事項に関する書類を各株主に郵送するのではなく、自社のホームページ等で提供することができます（会社法第325条の3第1項）。

1. 会社法第298条1項各号に掲げる事項
2. 株主総会参考書類の記載事項
3. 議決権行使書面の記載事項（議決権行使書面を交付するときは不要）
4. 株主から議案通知請求があった場合は、当該議案の要領
5. 計算書類及び事業報告の記載事項（定時株主総会）
6. 連結計算書類の記載事項（定時株主総会）
7. 上記事項を修正したときは、その旨及び修正前の事項

電子提供制度を導入するには

上場会社は2022年9月1日付けで電子提供措置をとる旨の定款変更がなされたものとみなされます。

上場会社以外の会社は、株主総会の特別決議によって定款に電子提供措置をとる旨を定めることで導入できます（会社法第325条の2）。

定款記載例
（電子提供措置等）
第●条 当会社は、株主総会の招集に際し、株主総会参考書類等の内容である情報について、電子提供措置をとるものとする。
2 当会社は、電子提供措置をとる事項のうち法務省令で定めるものの全部または一部について、議決権の基準日までに書面交付請求した株主に対して交付する書面に記載しないことができる。

（引用元）≫株主総会資料の電子提供制度に係る定款モデルの改正について

上記第2項は、書面交付請求をした株主に対して法務省令で定める事項の全部又は一部について書面に記載しないことを定めた規定です（会社法第325条の5第3項）。

電子提供制度を導入することができる法人

株式会社以外にも、特例有限会社、一般社団法人も電子提供制度を導入することができます。

他にも、信用金庫や労働金庫、投資法人、特定目的会社、森林組合や農業協同組合といった一部の組合も導入可能です。

電子提供制度と株主総会スケジュール

電子提供制度を採用している会社が株主総会を開催するときは、次の期間の制限があります。

電子提供措置は株主総会の開催日から3週間前又は招集通知を発する日のどちらか早い日から行います（会社法第325条の3第1項）。

招集通知は、株主総会の開催日から2週間前までに行います（非公開会社も同様です、会社法第325条の4第1項）。

電子提供措置は、株主総会の開催日から3か月を経過する日まで継続します（会社法第325条の3第1項）。

株主総会に係る招集通知の記載事項

電子提供制度を採用した会社の株主総会に係る招集通知には、次の事項を記載します（会社法第325条の4第2項、会社法施行規則第95条の3）。

1. 株主総会の日時及び場所
2. 株主総会の目的である事項があるときは、当該事項
3. 株主総会に出席しない株主が書面によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
4. 株主総会に出席しない株主が電磁的方法によって議決権を行使することができることとするときは、その旨
5. 電子提供措置をとっているときは、その旨
6. EDINETを使用して開示を行ったときは、その旨とそのURL
7. 電子提供措置をしているURL

書面交付請求制度

電子提供制度を採用する会社の株主は、会社に対し、基準日までに電子提供措置事項を記載した書面の交付を請求することができます（会社法第325条の5第1項）。

この請求をした株主に対しては、招集通知の書面を発送する際に、招集通知の他に総会に係る電子提供措置事項を記載した書面を交付しなければなりません。

なお、招集通知につき電磁的方法により通知を発することに承諾した株主はこの請求をすることができません。

電子提供措置をとる旨の登記手続き

2022年9月1日時点で上場会社である会社は2022年9月1日から6か月以内（2022年9月1日以前に2022年9月1日を定款変更の効力発生日として株主総会の決議をした上場会社を含む）に登記申請を行えば良いことになっています。

上場会社以外の会社が定款変更をして電子提供措置をとる旨を設けた場合はその効力が生じた時から2週間以内に登記申請を行う必要があります。

添付書類

2022年9月1日時点で上場会社である会社は、会社が施行日において振替株式を発行している会社であることを証する書面（当該会社の代表者の作成に係る証明書）です。

当該書面のサンプルはこちらの通達に記載されています。
≫法務省民商第378号令和4年8月3日通達

上場会社以外の会社の添付書類は、株主総会議事録+株主リストです。

登録免許税

登記事項の変更（登録免許税法別表第一第24号(一)ツ）として1件につき3万円です。
 
 
（2022年9月6日追記）
2022年9月1日に東京法務局へ申請した電子提供措置に関する規定設定の登記が完了しました。

多くの上場会社は全株懇の定款モデルのとおり、登記事項に関する部分につき、

と定款に定めているかと思いますが、法務省民商第378号令和4年8月3日通達の登記事項の記載例では、

となっています。「当会社の」後ろの読点（、）の有無の差があります。

上場会社における当該登記申請には「施行日において振替株式を発行している会社であることを証する書面」を添付しますが、この書面からは登記すべき事項の明確な記載は分からないところ、登記すべき事項は定款記載のとおり申請で問題なく通りました。

なお、2022年3月の定時株主総会で定款変更（効力発生日2022年9月1日）を行っている会社であったため、念の為参考までに定時株主総会議事録の写しも一緒に提出