定款の備え置き義務

株式会社を設立するときは必ず定款を作成しなければならず、当該株式会社は、定款をその本店及び支店に備え置かなければなりません（会社法第31条1項）。

株式会社の変更登記をするために、あるいは銀行や役所に提出しなければならない等を理由として、定款が必要となることはがあります。

「御社の定款を提出してください。」と言われたときに、探しても探しても定款が見当たらず、定款を紛失してしまっていた場合はどのように対処すればいいでしょうか。

まずは定款を探しましょう

まずは定款がありそうな場所を探してみましょう。

会社の金庫、鍵付きデスクの引き出し、棚、、、。

それでも見つからないときは、次の場所で手に入れられるかもしれません。

公証役場で取得する（保管期間：20年）

株式会社を設立するときは、定款を公証人に認証してもらわなければなりません。

定款を認証した公証役場には、定款の原本が保管されていますので、その謄本を請求することができます。

定款の保管期間は20年とされています。この期間を過ぎてしまっている場合でも、公証役場に問い合わせてみてください。

しかし、公証役場で保管されている定款は設立当初の定款ですので、設立後に定款を変更している場合は公証役場に保管されている定款は最新の定款とは言えません。

また、保管期間が過ぎているときは定款を取得することができない可能性があります。

法務局で取得する（保管期間：5年間）

法務局は、登記申請がされた日から5年間、その登記に使用された申請書や添付書類を保管しています。

もし変更登記を申請したときに定款を添付していれば、その定款を確認することができるかもしれません。

さて、定款の添付を用しない登記申請というものも少なくなく、そのような登記申請においては定款をそもそも法務局に提出していないので当時の定款を確認することができません。

公証役場と同様に、添付書類の保管期間を過ぎていれば定款を確認することができない可能性が高いでしょう。

加えて、定款の添付を要する登記申請の後に、変更登記が不要な定款変更を行ったようなケースでは、法務局で取得できる定款は最新のものではないということになります。

設立登記や変更登記を依頼した司法書士

設立登記や変更登記を自分で行ったのではなく、司法書士に依頼していたのであれば、その司法書士がデータを保存している可能性があります。

司法書士も永遠にデータを保管しなければならないわけではありませんので、保管期間が過ぎてデータがない可能性はあります。

また、設立登記や変更登記をした後に定款を変更しているときは最新の定款を入手できません。

新たに定款を作成する

株式会社は、株主総会の決議によって定款を変更することができます（会社法第466条）。

（定款の変更）
会社法第466条

株式会社は、その成立後、株主総会の決議によって、定款を変更することができる。

この定款変更の株主総会の決議は、特別決議の要件を満たす必要があります（会社法第309条2項11号）。

新たに定款を作成して、その定款につき株主総会の決議を得ることができれば、当該定款を会社の現行定款扱っても問題なさそうです。

株主総会の決議要件は定款で変更することができますので、もし紛失した定款に「定款変更は株主全員の同意が必要」と定められていた可能性を考慮すると、株主全員の同意があるとなお良しでしょう。

登記簿との一致

定款の内容の一部は登記事項となっていますので、登記簿に記載されています。例えば「商号」や「目的」ですね。

そのため、定款のうち登記事項については、登記簿の内容と定款を一致させる必要があり、もし登記事項と異なる内容の定款の定めを置くのであればその変更登記を申請することになります。

改めて公証人に認証してもらう必要があるか

株式会社の設立時は公証人に認証が必要とされているためか、「定款を変更したら公証人に認証をしてもらわないとダメですか？」という質問をいただくことがあります。

結論から申し上げると、会社設立後に定款を変更しても公証人の認証は必要ありません。

会社法にその旨の規定がないためです。

会社法に即した内容

平成18年5月1日に会社法が施行されました。

会社法が施行される前に設立され、当時の定款のまま変更はせずに紛失してしまったのであれば、これを機に会社法に即した内容とすることをお勧めします。

定款と相違ない旨の記載

定款は、第1条に商号が記載されているとしても、それが本当にその株式会社の定款かどうかは分かりません。

そこで、どこかに（少なくとも法務局に）提出するときは、その定款が当該株式会社のものであることを証するために代表者が証明をすることが一般的です。

代表者の証明とは、次のような文言を定款の巻末に記載して、会社実印を押すことをいいます。

定款は会社にとって大切なもの

定款は株式会社の規則を定めているものですので、株式会社の根幹をなすものです。

当たり前の話ですが定款に記載されている内容は、一度定款に定めた以上は変更しない限りその内容に従う必要があります。

当事務所では定款の作成も承っておりますので、自社で定款を作ることが不安な方はこちらの≫お問い合わせページからお気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。