組織再編と書類の事前備置

吸収合併等の組織再編の手続きにおいては、効力発生日より前の日で、会社法で定められた日から一定期間、吸収合併契約等の内容その他一定の事項を記載した書類又は電磁的記録を本店に備え置かなければなりません（会社法第782条、第794条）。

この吸収合併契約等の内容その他一定の事項を記載した書類は、「事前備置書面」「事前備置書類」等と呼ばれています。

吸収合併等の手続きについては、これらの記事をご覧ください。
≫吸収合併の手続き
≫新設合併の手続き
≫吸収分割の手続き
≫新設分割の手続き
≫株式交換の手続き

事前備置書面の備置開始日

吸収合併の手続きの一例は次のとおりです。

これらの手続きのうち、いつから事前備置書面を本店に備え置けばいいのでしょうか。

事前備置書面はいつから備え置くか

事前備置書面は、次の事項のうちいずれか早い日から備え置きます。

1. 株主総会で吸収合併等の承認が必要な場合は、当該株主総会の決議日の2週間前の日
2. 上記1.をみなし決議（会社法第319条1項）で行う場合は、株主への提案日
3. 株主に対する相手会社の商号及び住所の通知日又は公告日のいずれか早い日
4. 新株予約権者に対する相手会社の商号及び住所の通知日又は公告日のいずれか早い日
5. 債権者保護手続きにおける公告日又は催告日のいずれか早い日
6. 上記以外の場合には、吸収分割契約又は株式交換契約の締結の日から2週間を経過した日

債権者保護手続きの開始と同時に備え置く

組織再編を行うときは、株主総会での承認が得られることを前提に手続きを進めることが少なくありません。

株主総会で承認を得てから債権者保護手続きをスタートする、というケースでない限り、その多くは債権者保護手続きの開始と同時に事前備置書面の備え置きを開始します。

つまり、債権者保護手続きに関する官報公告の掲載日（又は債権者への催告日のいずれか早い日）から事前備置書面を備え置くことが多いと言えます。

組織再編時に債権者保護手続きが不要のケースにおいてはどうでしょうか。

「株主に対する相手会社の商号及び住所の通知」と「株主総会の招集通知」を同時に（同じ書面で）行うことが少なくなく、そうであれば「株主に対する相手会社の商号及び住所の通知日」から事前備置書面を備え置くことが多い、ということになります。

事前備置書面はいつまで備え置くか

事前備置書面は、その効力発生日から6ヶ月を経過する日まで備え置かなければなりません。

吸収合併の消滅会社においては、会社そのものが消滅してしまうため、吸収合併の効力発生日まで備え置いておくことになります。