年末調整の電子化に関するまとめ

新型コロナウイルスの影響により、年末調整の申請に関しても大きな変化が生じています。従来の紙ベースの手続きでは、申請書の配布・回収だけで多くの時間を費やす可能性があります。

そこで本記事では、2020年10月からスタートした年末調整の電子化について詳しく紹介します。早めに準備をしておくことでスムーズに手続きを進められます。

年末調整の電子化がスタート
2020年10月から、年末調整手続きの電子化がスタートしました。これは2018年の税制改正によって決められたもので、新型コロナウイルスの拡大とは無関係にスタートします。しかし、電子化によって密集した空間を作らずに申請が行える点でタイミングが良かったといえるのではないでしょうか。

年末調整の電子化によって、これまで書面で提出していた書類を電子データで提出可能です。新しいやり方を覚える負担があるとはいえ、今後、よりスピーディに年末調整手続きを完了できる可能性を秘めています。

年末調整とは何？
年末調整について説明します。年末調整とは、1年間の給与総額が確定する年末に、控除等を加味してその年に納めるべき税額を正しく計算し、それまでに源泉徴収した所得税との過不足額を徴収・還付によって調整する手続をいいます。もう少し簡単にいえば、1年間で払いすぎた、もしくは支払いが不足していた税金を調整する手続きです。

給与所得者の収入に対しては、配偶者控除や扶養控除、生命保険などの保険料控除、住宅ローン控除などの適用が可能です。しかしながら、所得税は毎月の給与から天引きされています。そこで、年末にこれらすべての控除項目を加味し、再計算し申請することで、払いすぎていた税金を受け取れる仕組みです。

逆に、個人事業主などは所得税が毎月の給与から天引きされないため、年末調整時に申請を行い、必要な税の支払いを行います。

電子化による年末調整手続きの概略
電子化により、紙ベースでの書類作成や提出が減ります。これまで実施していた手作業での転記作業もなくなります。一方で、データの保管や送付については注意を払う必要があります。

電子化される前（従来の紙ベースでの申請）と電子化後の手続きや仕組みを以下にまとめました。

従来と電子化後の年末調整手続きの違い

（※）「年調ソフト」とは、国税庁が無償で提供する年末調整用のソフトウェア。年末調整申告書等について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、会社に提出する電子データ又は書面を作成する機能を有している。その他、民間のソフトウェアもあり。

年末調整の電子化による従業員側のメリット
年末調整を電子化することで、従業員側に以下のようなメリットがあります。
・手書きによる手続き（控除額の計算や年末調整申告書の記入など）が不要
・書類管理の必要性がなくなり、書類紛失の心配が必要なし

これまでは書き方がわからずに時間を要したり、書類紛失により再発行を依頼したりする場合がありましたが、電子化することでそれらの心配がなくなります。

年末調整の電子化による会社側のメリット
年末調整を電子化することで、会社側にも以下のようなメリットがあります。
・年調ソフトの利用により、控除額の検算が不要
・控除証明書等との照合作業が不要
・自動計算による記載誤りの減少及び従業員への問い合わせ事務の減少
・書類保管コストの削減

会社側としては、重要書類の保管や従業員への記入説明の負担が減るという大きなメリットがあります。ただし、データの保管や取扱いには特段の注意が必要です。

年末調整手続きの電子化に向けた準備
会社として年末調整の電子化を取り入れる場合には、計画的に進める必要があります。中途半端に実施した場合には混乱が生じる場合もあるため、会社としてどの程度電子化を進めるのかを明確に決めた上で実施するとよいでしょう。

電子化する場合には、会社は以下の流れで行います。
①電子化の実施方法の検討
②従業員への周知
③給与システム等の改修
④税務署への届出

気をつける点として、電子化は自社内だけで完結するものではなく、各従業員が保険会社等に高所証明書等のデータを依頼するなどの手続きが必要となります。また、マイナポータルを活用する場合には、マイナンバーの取得も必要です。そのため、従業員の理解や協力が得られないまま実施してしまった場合、大きな混乱が生じます。時間に余裕を持ち、無理のないスケジュール感で実施するとよいでしょう。

おわりに
本記事では、2020年10月から採用された年末調整の電子化について紹介しました。今後は電子化手続きが主流になっていくと考えられるため、今のうちから理解を深めておくことをおすすめします。

もし年末調整の電子化に関して不安なことがありましたら、弊社までお気軽にお問い合わせください。