日本における外国人従業員の雇用管理・在留資格手続のポイント

外国人従業員の雇用継続において必要な在留資格手続

雇用している外国人従業員を例にご説明します。従業員としての活動状況や在留期間に応じて、在留期間の更新申請や在留資格の変更申請が必要になります。

更新申請とは、従業員の在留期間を超えて引き続き従業員として雇用する場合に在留期間を更新するために行う申請です。変更申請とは、行おうとする活動に変化が生じたことにより必要になる申請です。たとえば、従業員としての立場で例を挙げると『技術・人文知識・国際業務』を持って活動していた外国人が、その上位資格で様々な優遇措置を受けられる『高度専門職』のポイント要件を満たしたため、変更をする場合などが該当します。

また例を変えて日本人配偶者との婚姻関係に基づき、『日本人の配偶者等』という在留資格を持ち日本で在留していたものの、離婚したため在留資格の変更が必要な場合など結婚・離婚などの婚姻関係に基づくものも例として挙げられます。

結婚の場合、在留資格を変更するか否かは自由に決められますが、離婚の場合、離婚後も日本に在留したい場合は必ず変更申請が必要となります。

特に、在留期間が残り少ない場合で継続して日本に在留を希望する方を対象に前提として申し上げると、どのような手続きをするのか、スケジュール管理と必要書類の把握も含めて速やかに対応することが重要になります。そのまま必要な手続きを踏まずに在留期間を超えてしまった場合は、在留期間満了に伴い外国人は出国しなければならなくなります。

また、申請できた場合でも、申請に必要な書類が不足していた場合は、変更申請が許可されず万が一にも外国人が在留資格を失い、日本に在留できなくなることは避けたいものです。話は戻りますが、雇用している外国人従業員の在留資格には常に注意が必要です。

申請種別

まず、在留期間が近づいた際に必要な更新申請の流れをご紹介致します。

【更新申請の流れ】

1. 在留期間3カ月前がいつに当たるかを確認。※在留期間3カ月前から更新申請が可能です。期限間近に焦ることのないよう注意が必要です。
2. 申請書類の作成、手配
3. 申請書類へサイン、押印
4. 外国人自らパスポートと在留カードを持って、出入国在留管理局（旧入国管理局）へ申請※取次行政書士等、申請取次が可能な人へ委任する場合を除きます。
5. 申請結果の通知※出入国在留管理局における一般的な審査期間は更新申請の場合2週間～1カ月です。
6. 新しい在留カードの受け取り※申請許可時は、出入国在留管理局で新しい在留カードの受け取りが必要です。
7. 勤務継続

次に、環境等の変化により申請が必要な場合の変更申請の流れをご紹介致します。

【変更申請の流れ】

1. 婚姻関係等に基づく状況の変化を把握
2. 申請書類の作成、手配
3. 申請書類へサイン、押印
4. 外国人自らパスポートと在留カードを持って、出入国在留管理局へ申請※取次行政書士等、申請取次が可能な人へ委任する場合を除きます。
5. 申請結果の通知※出入国在留管理局における審査期間は変更する在留資格で異なります。
6. 新しい在留カードの受け取り※申請許可時は、出入国在留管理局で新しい在留カードの受け取りが必要です。
7. 活動継続

また、この他、新しく外国人従業員を雇用する場合は、状況に応じて認定申請、変更申請、更新申請いずれかが必要となります。新たな外国人雇用の申請について、ご不明な点がある方はお問い合わせください。

変更事由発生時に必要な届出

これらの各種申請の他にも、配偶者との婚姻関係に基づく在留資格を持っている外国人従業員が離婚した場合には、離婚した日から14日以内に『配偶者に関する届出』、会社の名称や所在地に変更があった場合などは、変更から14日以内に『所属機関に関する届出』など、申請以外にも適宜必要な届出があるため、忘れずに手続が必要です。